Belang van het voldoen aan Export Control

Onze technologische voorsprong op potentiële tegenstanders behouden
De krijgsmacht beschikt over een grote diversiteit aan wapensystemen, ondersteunende voertuigen en middelen die veelal slechts voor een klein deel in Nederland zijn geproduceerd. Nederland, en dus ook de krijgsmacht, heeft met deze landen overeenkomsten gesloten waardoor wij ons moeten houden aan Amerikaanse, Europese en/of andere buitenlandse Export Control wet- en regelgeving. We kunnen dus niet zondermeer datgene met onze systemen en technische informatie doen wat we zelf willen, maar moeten ons houden aan de afgesproken Export Control wet- en regelgeving. Het middel om onze technologische voorsprong te behouden, is dus dat we compliant zijn met deze export control wet- en regelgeving, om zo ons doel te bereiken, namelijk te voorkomen dat de modernste technologie in handen komt van potentiële tegenstanders en tegen ons wordt gebruikt. Historische voorbeelden zijn er meer dan ons lief is. Op 4 mei 1982, tijdens de Falkland-oorlog vielen de Argentijnen met Super Étendard maritieme jachtbommenwerpers de Engelse destroyer HMS Sheffield aan en wisten deze midscheeps te treffen met een Franse Exocet anti-shipping raket. Bij de aanval vielen 20 doden en 24 gewonden. Het schip, dat enkele uren later door de bemanning werd verlaten, zou nog zes dagen branden en zonk uiteindelijk op 10 mei. De Britten waren op zijn zachtst gezegd not amused dat de Argentijnen over zulk modern wapentuig beschikten en tikten hun NAVO-bondgenoot Frankrijk daarvoor op de vingers. Een ander voorbeeld, waar onjuist omgaan met technologie zich tegen ons keerde, was tijdens de Tweede Golfoorlog het gebruik door de Iraki’s van onder meer Nederlandse nachtkijkers tegen de geallieerden in het conflict.

Export Control speelt op drie niveaus van besluitvorming een rol: politiek-strategisch, operationeel en  tactisch. Politiek-strategische beslissingen hebben bijvoorbeeld betrekking op de visie ten aanzien van de toekomstige rol ten opzichte van bondgenoten, ons eigen Nederlandse bedrijfsleven en internationale betrekkingen met de Amerikaanse, Europese en andere bondgenootschappelijke overheden: met name met het Department of Defense (DoD), het Amerikaanse ministerie van defensie) en het State Department (DoS), het Amerikaanse ministerie van buitenlandse zaken. Daarbij, als bepaalde politiek-strategische beslissingen worden gevolgd, wordt duidelijk dat het voldoen aan de vereisten en het structureel herhalen van de Export Control wet- en regelgeving een belangrijke operationele positie kan creëren bij eventuele onderhandelingen, zoals de Publiek-Private Samenwerking (PPS) in Woensdrecht. Ten slotte is het ook van tactisch belang om een goede balans te vinden tussen de uitvoering van de aangegane contractuele verplichtingen op het gebied van Export Control en de beschikbare resources om ons werk onder het regime van deze verplichtingen nog uit te blijven voeren. In zijn algemeenheid levert het opzetten van een Export Control Compliance  Systeem (ECCS) voor Defensie voordelen op. Tevens kunnen vertragingen en discussies met betrekking tot verschillende programma’s en wapensystemen, de betrokkenheid van de lokale industrie en partners in de PPS-en worden verminderd.

De Amerikaanse overheid monitort en reguleert als geen ander de Export Control van Amerikaanse technologie, goederen en diensten als een van de vele manieren om de nationale veiligheid te waarborgen, internationale belangen te behartigen en buitenlands beleid doelstellingen na te streven. Hiervoor worden programma’s uitgevoerd, die met name zijn gericht op het monitoren en verifiëren dat er geen oneigenlijk gebruik plaatsvindt en dat de overdracht van gecontroleerde goederen, diensten en technologieën aan derden juist en volledig plaatsvindt. Het naleven van Amerikaanse Export Control wet- en regelgeving, o.a. International Traffic in Arms Regulations (ITAR) en Export Administration Regulations (EAR) op grond van aangegane verplichtingen in overeenkomsten (zoals Technical Assistance Agreements) e.d. is van groot belang voor Nederland en daarmee voor het ministerie van Defensie.

Risico’s van niet-voldoen aan ‘Export Control’ wet- en regelgeving
Defensie en defensiegerelateerde industriële bedrijven kunnen niet alleen Amerikaanse contracten kwijtraken maar ook reputatieschade lijden als zij niet kunnen aantonen dat zij voldoen aan de vereisten die met de VS overeengekomen zijn. Het voldoen aan de Amerikaanse Export Control wet- en regelgeving op grond van aangegane verplichtingen kan bovendien dienen als een economisch en een politiek instrument, ook met het oog op de mogelijkheid van deelname aan Amerikaanse defensieprojecten. Adequate aandacht kan de nodige goodwill kweken, met name voor de wijze waarop de Nederlandse overheid en industrie worden gezien door de Verenigde Staten. Amerikaanse bedrijven, maar ook de Amerikaanse overheid, zullen dan ook eerder geneigd zijn om zaken te doen met de Nederlandse overheid en industrie, als die voldoet aan en dus compliant is aan de Export Control wet- en regelgeving.

De ITAR-vereisten zijn streng. De wettelijke eisen zijn van toepassing op ITAR gecontroleerde goederen ongeacht waar deze goederen zich bevinden – binnen of buiten Amerikaanse grondgebied. Eén enkele overtreding door Defensie, in de Verenigde Staten of in Nederland, kan bijvoorbeeld leiden tot het intrekken van vergunningen of het opleggen van boetes, het niet meer of niet tijdig verstrekken van bijvoorbeeld software updates, etc., waardoor onze gevechtskracht gevaar loopt. Aan de andere kant, als Defensie compliant is, ontstaat er een betere samenwerking. Het aankopen van Amerikaans materieel kan sneller en levert veelal operationele voordelen op. Compliant zijn is derhalve van belang voor Defensie als geheel en daarmee voor het Commando Landstrijdkrachten (CLAS).

‘Export Control Compliance’ Systeem CLAS
Om duidelijk te maken dat Defensie het onderwerp Export Control Compliance serieus neemt, is er een Werkgroep Export Control ingesteld. De opdracht aan deze werkgroep is een defensiebreed Export Control Compliance Systeem (ECCS) op te zetten. De Werkgroep Export Control staat onder regie van de HDBV en bestaat uit vertegenwoordigers van alle defensieonderdelen en afvaardigingen vanuit de bestuursstaf en vertegenwoordigers van alle defensieonderdelen.

De voornaamste vraag voor Defensie is hoe Export Control Compliance gerealiseerd kan worden en hoe beheersmaatregelen in de praktijk gebracht kunnen worden. Het verankeren van de naleving van contractuele verplichtingen en bepalingen die betrekking hebben op Export Control wet- en regelgeving in de organisatie betekent dat het ECCS ondersteund moet worden door de juiste systemen, processen, procedures en documenten, maar ook gepaard moet gaan met de benodigde bewustwording, vaardigheden, gedrag en manier van denken bij alle medewerkers.

Om alle bovengenoemde aspecten goed te kunnen aanpakken en om een volledig verankerd ECCS te kunnen realiseren, heeft het CLAS er voor gekozen om een Export Control Compliance Team (ECCT) op te richten, bestaande uit een projectleider, een jurist en een medewerker bedrijfsvoering. Hun taak is invulling te geven aan het Internal Compliance Program (ICP), dat bestaat uit 11 pijlers, waar in de volgende paragraaf kort op wordt ingegaan. Daarmee wil het CLAS op het terrein van Export Control compliant worden en blijven. Het CLAS beschermt daarmee de nationale en internationale belangen op het gebied van technologie en informatie door te voldoen aan de geldende, met name Amerikaanse, Export Control wet- en regelgeving. Daarmee wordt tevens invulling gegeven aan het aspect ‘Bedrijfsvoering op orde’. Aan het einde van het project –medio 2018– dient Export Control in de lijn te zijn belegd en gaat het projectteam over in een kernteam ECC CLAS. Tijdens het project zal dit leiden tot inrichtingsvraagstukken en de eventuele restpunten van het project zullen door het kernteam later worden meegenomen en als zodanig worden geborgd in de staande organisatie. Het project ziet dus toe op de daadwerkelijke inrichting van een ICP.

De elementen/pijlers van een ICP
Het voert te ver om in detail in te gaan op alle 11 elementen/pijlers van een ICP, maar de belangrijkste worden hieronder toegelicht. Export Control Compliant zijn gaat niet vanzelf, daar moet je aan werken en dat begint bij het verkrijgen van management commitment in de gehele organisatie. Het houden van briefings voor de Landmachtraad en aansluitend bij de eenheden op brigade- en commandoniveau realiseert inmiddels een hoge mate van awareness en bereidheid tot naleving en daarmee is een juiste basis geschapen.

Uiteindelijk zal binnen het CLAS ook een zichtbare Export Control-structuur worden ingericht en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van Export Control zullen worden beschreven. Hierbij worden zowel de juridische als de bedrijfsvoeringstechnische aspecten geborgd. Dit wordt gedaan door een Handboek Export Control op te stellen en de bestaande procedures aan te passen en daar waar nodig nieuwe te beschrijven.

Om de organisatie juist in te richten en de verschillende rollen goed weg te zetten, is het noodzakelijk om een risk assessment uit te voeren en de koppelvlakken intern en extern CLAS helder in te richten. Hier wordt bijvoorbeeld gekeken naar aspecten die buiten onze organisatie zijn weggezet, zoals vervoerscapaciteiten en uitbesteding van onderhoud. Daarnaast zal ook binnen onze organisatie worden bezien wie nu wel of niet toegang mag hebben tot controlled materieel en/of informatie en op welke wijze dat is geregeld voor bijvoorbeeld musea, werving, opleidingen en stageplaatsen voor VeVa leerlingen. Omdat organisaties en werkwijzen door de tijd heen veranderen, blijft dit een continue activiteit. Om de integraliteit van de bedrijfsvoering binnen het CLAS te waarborgen, wordt zo mogelijk aangesloten bij risico-inventarisaties die al om andere redenen worden uitgevoerd (ARBO, materieelbeheer, etc.).

Het beleid op het gebied van Export Control wordt vertaald naar policies & procedures, die tot op het laagste niveau waar nodig worden vastgelegd in werkinstructies. Op deze wijze wordt Export Control in de dagelijkse werkwijze geborgd. Men moet hier denken aan wat we wel en niet kunnen laten zien aan onze VeVa leerlingen, maar ook hoe we omgaan met bezoeken op kazernes of ‘Open Dagen in het land, of op welke wijze goederen door derden vervoerd of onderhouden mogen worden, welke licentie en welke screening daarvoor nodig is en op welke wijze dat wordt geregeld. Dit houdt bovendien in dat er een goede informatievoorziening en juridische ondersteuning nodig is, gezien de veelheid aan betrokken materieel en informatie. Goederen en informatie moeten worden voorzien van de juiste stamgegevens in SAP, die de processen moeten sturen om het automatisch voor de gebruiker duidelijk te maken welk uitrustingsstuk onder welke categorie van het ITAR valt en of dit een bepaalde actie of een vergunning, bijvoorbeeld een licentie van de VS, vergt. De inbedding van de processen in de bedrijfsvoering wordt zo veel als mogelijk gerealiseerd door gebruik te maken van de Key Users en Super Users in de organisatie van onder andere programma- en projectmanagement, assortimentsmanagement en configuratiemanagement. Ook hier wordt geprobeerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande processen en organisatie van bijvoorbeeld materieelbeheer.

Communicatie over Export Control is noodzakelijk op alle niveaus in de organisatie om bewustwording in de organisatie te creëren. Daarnaast zijn opleidingen nodig voor personeel dat in aanraking komt met goederen, informatie en diensten die onder de Export Control wet- en regelgeving vallen. Uitgangspunt voor het CLAS is dat algemeen bewustzijn van de noodzaak van het toepassen van de Export Control wet- en regelgeving in loopbaanopleidingen als KMS en KMA, in de jaarlijks terugkerende militaire basisvaardigheden (MBV) cyclus, in de commandantencursussen aan de NLDA, etc. wordt verwerkt. Bovendien worden door het ECCT en na de realisatie van dit project, het in de staande organisatie opgenomen kernteam, specialistische opleidingen in o.a. de technische, juridische en logistieke sfeer in het curriculum opgenomen.

Goederen en informatie die onderhevig zijn aan Export Control, vormen een object van physical and IT security. Om de beveiliging eenduidig te maken, dient duidelijk te worden welke Te Beschermen Belangen (TBB)-categorie van toepassing is op welke goederen en informatie. Daarnaast moeten er maatregelen worden genomen om zeker te stellen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot goederen, informatie en diensten die onder de Export Control wet- en regelgeving vallen. Dit betreft zowel fysieke toegang als toegang via IT-systemen.

Om uiteindelijk, na de implementatie van het project, periodiek vast te blijven stellen of nog steeds aan de Export Control wet- en regelgeving wordt voldaan, is het noodzakelijk om de bedrijfsvoering met de nodige compliance audits te ondersteunen. Voor de verantwoording van alle Export Control maatregelen naar bijvoorbeeld de VS, zal tevens worden gekeken naar de wijze waarop record keeping wordt uitgevoerd om het daadwerkelijk compliant zijn ook aan te tonen. Ook hierbij wordt zoveel als mogelijk gebruik  gemaakt van reeds bestaande werkwijzen en systemen. Op dit moment wordt er hard gewerkt aan het bouwen van de benodigde velden in SAP, waardoor de aan Export Control onderhevige artikelen en diensten worden geautomatiseerd en geborgd en de informatie eenduidig wordt vastgelegd.

Om eventuele sancties te voorkomen, kan het ECCT bij het DoS handelingen die mogelijk de Export Control wet- en regelgeving raken, vooraf laten toetsen. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid van de voluntary disclosure. Dit is een procedure waarbij aan de Verenigde Staten op vrijwillige basis wordt aangegeven dat er met een bepaalde actie mogelijk een overtreding van de Export Control wet- en regelgeving heeft plaatsgevonden. Deze casus zal dan door de bevoegde Amerikaanse autoriteit worden bezien en vervolgens zal worden aangegeven of dit al dan niet het geval is. Ook dan kunnen sancties worden opgelegd, echter het voordeel van een voluntary disclosure is dat ook richtlijnen en handvatten worden meegegeven, zodat een dergelijke overtreding in de toekomst voorkomen wordt. Tevens geven we hiermee aan bereid te zijn ons te conformeren aan de Export Control wet- en regelgeving, hetgeen weer positieve politieke en operationele gevolgen zal hebben.

Beschrijving van de gekozen CLAS aanpak
De naleving van de Export Control wet- en regelgeving is zonder IV- en juridische ondersteuning zeer complex en tijdrovend. Het is daarom essentieel dat de processen zodanig worden geregeld dat de gebruikers door voornoemde specialismen worden geholpen en ondersteund. Dit is alleen mogelijk als er een goede identificatie is van de mate waarin systemen, artikelen en informatie onderhevig zijn aan beperkingen van Export Control, en de processen voldoende helderheid geven aan de gebruikers wat te doen als zij hiermee in aanraking komen. Eenvoud is daarom, naast technische ondersteuning, de belangrijkste succesfactor voor het naleven van de regels.

Op grond van deze analyse is ter inrichting van de CLAS Projectorganisatie voor het ICP gekozen voor de volgende vier hoofdsporen:

1. Communicatie en Opleidingen;
2. Implementatie Export Control wet- en regelgeving in SAP;
3. Inbedding in de Bedrijfsvoering;
4. VoluntaryDisclosures en andere juridische aspecten.

Het project is gestart om een ECCS in de vorm van een ICP met 11 pijlers in te richten. De voordelen van het project zijn het beheer, de behandeling van het materieel of dienst alsmede het personeel wat het materieel beheert, bedient en/of onderhoudt op de juiste wijze plaatsvindt, zodat de technologie en informatie niet in verkeerde handen valt.

Wanneer het project niet of onvoldoende wordt uitgevoerd, loopt het CLAS het risico niet te voldoen aan de Export Control wet- en regelgeving, hetgeen leidt tot militaire en politieke risico’s. Door het laten weglekken van technologische kennis zijn onze potentiële tegenstanders in staat wapensystemen te ontwikkelen of kopiëren, waarmee ons eigen personeel bij inzet kan worden geconfronteerd. Het niet voldoen aan de afspraken kan leiden tot sancties. In het ongunstigste scenario kan dat vergaande consequenties hebben. In geval van het overtreden wordt mogelijk het vertrouwen van buitenlandse autoriteiten in Nederland en de Nederlandse defensieorganisatie op politiek-strategisch niveau geschaad. Dit kan doorwerken naar het operationele niveau, want het kan ertoe leiden dat Nederland niet langer het meest hoogwaardige materieel kan kopen. Daarnaast kunnen landen besluiten minder informatie en inlichtingen te delen met Nederland. Ook kan de toelevering van reservedelen en uitbesteding van onderhoud vertragen met negatieve consequenties voor de operationele gereedheid van het CLAS.

Daarnaast wil het CLAS internationaal een betrouwbare partner blijven en voorkomen dat eventuele sancties de operationele gereedheid van het CLAS nadelig beïnvloeden. Het uitvoeren van een ECCS komt de operationele gereedheid van het CLAS en de veiligheid van het personeel dus ten goede. Bovendien draagt een internationaal betrouwbaar partnerschap van het CLAS bij aan de politieke positie van de hele defensieorganisatie en ook aan de internationale positie van ons bedrijfsleven.

De door C-LAS op 17 juli 2017 uitgegeven Beleidsverklaring Export Control onderschrijft het belang van compliant zijn en geeft daarbij aan dat Export Control in ons handelen geborgd moet zijn. Deze beleidsverklaring is samen met andere relevante informatie te vinden via onze link naar het ECCT op de intranetpagina van CLAS. Het ECCT werkt er hard aan om het bovenstaande gestalte te geven, maar kan dat niet alleen. Daar hebben we uw hulp hard bij nodig in wat voor rol u zich ook bevindt.

Mochten er na het lezen van dit artikel nog vragen resteren, mail deze dan naar ECCT@Mindef.nl.

Export Control Compliance is van en voor ons allemaal.