Disclaimer
De gegevens op deze website zijn uitsluitend bedoeld om informatie te verschaffen over de Nederlandse Officieren Vereniging. De informatie wordt naar beste weten verstrekt, maar kan zonder vooraankondiging en op ieder moment worden gewijzigd en/of ingetrokken. De website (www.nederlandseofficierenvereniging.nl) is eigendom van de Nederlandse Officieren Vereniging.
Alle auteursrechten op de inhoud van deze website behoren toe aan de Nederlandse Officieren Vereniging. De inhoud van de website mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Nederlandse Officieren Vereniging op enigerlei wijze worden verveelvoudigd, gewijzigd en/of openbaar gemaakt worden, behoudens beperkingen bij de wet gesteld. Meent u dat de Nederlandse Officieren Vereniging. inbreuk gemaakt heeft op auteursrechten, stelt u zich dan in verbinding met de webmanager. Voor de inhoud van websites die middels een hyperlink op deze website te bereiken zijn, is geheel en alleen de exploitant van betreffende website verantwoordelijk.
De vermelding van hyperlinks naar websites van derden impliceert op geen enkele wijze de goedkeuring van de Nederlandse Officieren Vereniging van de inhoud van deze websites, noch enige relatie met de exploitant van die websites. De Nederlandse Officieren Vereniging accepteert geen enkele vorm van aansprakelijkheid voor alle directe- of indirecte schade danwel gevolgschade die ontstaat uit het gebruik van deze website.
PROTOCOL PRIVACYBELEID (versie 12) Nederlandse Officieren Vereniging
Verantwoordingsplicht
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt meer verantwoordelijkheid bij organisaties om aan te tonen dat zij aan de privacyregels voldoen. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht (accountability) levert de Nederlandse Officieren Vereniging (NOV) een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van haar leden op privacy.
De nieuwe regels dwingen de NOV om goed na te denken over hoe zij de persoonsgegevens verwerkt en beschermt. De verantwoordingsplicht houdt in dat de NOV moet kunnen aantonen dat haar verwerkingen aan de regels van de AVG voldoen.
De NOV zal bijvoorbeeld aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoet, zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid. Ook moet de NOV kunnen laten zien dat zij de juiste technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om de persoonsgegevens te beschermen.
De NOV is verplicht verantwoording af te leggen over uw gegevensverwerkingen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) daar om vraagt.
Verwerking
In het protocol privacybeleid staat beschreven hoe de NOV persoonsgebonden gegevens registreert, verwerkt en bewaart. Het beleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle tot de NOV behorende onderdelen, functies, commissies en werkgroepen. Dit protocol is opgemaakt conform de AVG.
De NOV is niet gehouden een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen, omdat het niet tot de kerntaken van de NOV behoort om op grote schaal individuen te volgen of bestanden aan te houden die bijzondere persoonsgegevens bevatten. Onder de kernactiviteiten van een organisatie vallen de processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen. De verwerking van persoonsgegevens die ondersteunend is aan de bedrijfsvoering, zoals voor de ledenadministratie, valt dan buiten de kernactiviteiten.
De NOV gaat slechts tot het verwerken van gegevens over na verkregen toestemming van het lid. Deze kan ook stilzwijgend worden verkregen, tenzij er een bijzonder gebruik van gemaakt wordt.
De NOV stelt zich tot taak de gegevens van de leden juist en nauwkeurig bij te houden en te beschermen tegen inbreuken en misbruik.
Het is de verantwoordelijkheid van de NOV om de gegevens te beveiligen. Datalekken die een lid schade kunnen berokkenen worden gemeld aan de AP, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag.
Bijzondere Persoonsgegevens, feiten die te herleiden zijn tot een persoon, zoals geslacht, huidskleur, hobby, religie, enzovoort, mogen niet verwerkt worden. De NOV houdt geen bijzondere persoonsgegevens bij, m.u.v. het impliciete gegeven dat lid van de NOV inhoudt dat men lid van een vakbond is.
De NOV verwerkt persoonsgegevens in de ledenadministratie. Dit gebeurt door de secretaris en het personeel van het verenigingsbureau. Het programma van de ledenadministratie bevindt zich op servers op het verenigingsbureau van de NOV. Toegang hiertoe kan alleen verkregen worden door middel van een wachtwoord. Deze toegang heeft twee modi: een muteerprogramma en een raadpleegprogramma. Mutaties worden door één persoon gesteld (secretarieel medewerker), de raadpleegfunctie door de secretaris. Beiden hebben toegang tot beide functionaliteiten.
De broncodes van het programma bevinden zich op het Verenigingsbureau in een afgesloten kast.
Als verantwoordelijke functionaris treedt de secretaris op; de verwerkers staan vermeld in het verwerkersregister.
De systemen worden gehost op servers van derden, die er zorg voordragen dat die systemen in voldoende mate beveiligd zijn. De applicaties van de vereniging worden gebruikt door individuele leden in alle lagen van de NOV. Bij recente toepassingen is en wordt rekening gehouden met privacy by design. Bij oudere applicaties zijn maatregelen getroffen om de privacy te borgen. Privacy by design houdt in dat al tijdens de ontwikkeling van producten en diensten (zoals informatiesystemen) aandacht is besteed aan privacy enhancing technologies (PET). Verder wordt er rekening gehouden met dataminimalisatie: de NOV verwerkt zo min mogelijk persoonsgegevens: alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking.
De website www.nederlandseofficierenvereniging.nl is het informatie- en nieuwsportaal van de vereniging. De website houdt het aantal bezoekers en leden bij. Het doel is de leden en belangstellenden te voorzien van informatie over de NOV. Deze informatie is openbaar. De site is zowel aan de front- als aan de backend voorzien van SSL-certificaten.
Bij het inschrijven voor een evenement kan het verstrekken van medische gegevens (bijvoorbeeld een specifiek dieet) op verzoek van een lid gewenst zijn. Deze medische gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.
De NOV verwerkt persoonsgegevens en wil daar duidelijk en transparant in zijn. Wijzigingen kunnen doorgegeven worden aan de vereniging of een daartoe aangewezen lid. De NOV verwerkt geen Bijzondere Persoonsgegeven, anders dan het impliciete gegeven dat lid van de NOV zijn, inhoudt dat men lid van een vakbond is.
Met alle functionarissen binnen de NOV die uit hoofde van hun functioneren toegang krijgen tot de persoonsgegevens zijn afspraken gemaakt over wat zij wel en niet met de gegevens mogen doen.
Leden van het Dagelijks Bestuur (DB), het Hoofdbestuur (HB), afdelingsbestuursleden en andere daartoe aangewezen leden binnen de vereniging hebben de mogelijkheid om een persoonlijk e-mailadres eindigende op @nederlandseofficierenvereniging).nl te hebben.
Persoonsgegevens van overleden leden en leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd worden nog twee jaar bewaard, daarna worden zij verwijderd. Een lid kan zich afmelden voor handhaving van persoonsgegevens, bij beëindiging van het lidmaatschap of tijdens de duur van het lidmaatschap. Voor facturatie van lidmaatschapsgelden dient een lid de noodzakelijke gegevens te verstrekken.
Voor onderzoeken, gerichte mailings en ledenraadplegingen kan het zijn dat postcode en leeftijd van leden verwerkt worden. Resultaten zullen niet herleidbaar zijn tot individuele leden. De financiële administratie verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de vereniging en de contributieverwerking.
De aan de NOV ter beschikking gestelde persoonsgegevens zullen niet aan derden worden verstrekt, tenzij het in belang van de vereniging of de leden is en er door het lid toestemming voor is gegeven, al dan niet stilzwijgend. Evenmin worden de persoonsgegevens voor andere organisaties verwerkt.
Leden die woonachtig zijn buiten de EU en waarvan het betreffende land niet op de zgn. witte lijst van de EU staan worden verzocht om indien zij die willen, ondubbelzinnig toestemming te geven voor het toesturen van verenigingspost, waaronder de Carré.
Recht op vergetelheid
Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van persoonsgegevens van de vereniging of het ontvangen van e-mailberichten van de vereniging of onderdeel van de vereniging kunnen zich hiervoor afmelden schriftelijk bij het secretariaat of digitaal via het emailadres: info@nederlandseofficierenvereniging.nl.
Een dergelijk bezwaar wordt niet gehonoreerd als het een bezwaar betreft over het toezenden van serviceberichten, zoals bevestiging van de deelname aan een activiteit of een betalingsbevestiging.
Leden van de NOV kunnen verzoeken om alle op hen betrekking hebbende gegevens te vernietigen na beëindigen van hun lidmaatschap. Dit recht heeft de naam het recht op vergetelheid.
Inzagerecht
Leden van de NOV hebben recht op inzage van hun persoonsgegevens. Men kan mondeling, schriftelijk, per brief of via e-mail om inzage vragen. Leden hebben het recht om correctie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij de NOV mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Iemand kan om correctie vragen als zijn persoonsgegevens: feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier in strijd met de wet worden gebruikt.
Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen. De NOV zal echter in voorkomend geval deze schriftelijke mening toevoegen aan het dossier. Dat kan een oplossing bieden bij situaties waarbij het om niet objectief vast te stellen feiten gaat. De NOV verplicht zich binnen vier weken schriftelijk of per e-mail te reageren op een dergelijk verzoek. Voordat de NOV uw inzageverzoek in behandeling neemt, kan de vereniging de identiteit van de verzoeker controleren. De NOV kan daartoe vragen een identiteitsbewijs te tonen of een kopie daarvan op te sturen.
Leden hebben het recht om hun gegevens over te dragen. Dit heet het recht van dataportabiliteit. Het houdt in dat leden het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft, bijvoorbeeld om deze over te dragen aan een andere organisatie.